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Materiales de Clase

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0. Introducción

Esta asignatura recorre todos los aspectos de una presentación: desde la planificación teniendo en cuenta el propósito y la audiencia, pasando por el diseño visual de las diapositivas de Powerpoint, hasta cómo prepararse, la presentación en sí, y cómo obtener realimentación de cómo lo hemos hecho.

La página principal del material de clase contiene aquellos consejos más básicos e importantes que pueden mejorar mucho una presentación con un pequeño esfuerzo, explicado con un pequeño párrafo y un video corto de los profesores. Este nivel del material de clase está planteado para responder a la pregunta: ¿cuáles son los 10 consejos más básicos e importantes que debo seguir si tengo que preparar una presentación para mañana?

Al final de cada tema, se puede acceder a material que desarrolla más en profundidad cada aspecto, incluyendo algunos ejercicios y prácticas propuestos.

Finalmente, se ofrecen referencias a libros, páginas web, vídeos y blogs… para profundizar aún más en este arte tan difícil de informar/educar/emocionar/persuadir/motivar/inspirar a los demás.

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, vamos a valorar cómo se hacen en general las presentaciones, en qué aspectos debemos fijarnos para valorarlas, y veremos ejemplos de buenas y malas presentaciones, ¡incluso alguna que ha costado vidas humanas!

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1. Propósito y mensaje 

Si hay algo realmente importante a la hora de plantear una presentación es tener claro cuál es su propósito y cual es el mensaje (o mensajes) que queremos transmitir a la audiencia. Sólo si tenemos claro estos aspectos podemos diseñarla de la forma más efectiva posible. Podemos preguntarnos: ¿qué es una presentación realmente efectiva?, pues aquella que cumple su propósito, y que transmite a la audiencia un mensaje claro, que comprende y recuerda. Pensemos en las presentaciones que hacía Steve Jobs de Apple. Su estilo puede gustarnos más o menos, pero nadie puede negar que eran efectivas: su mensaje era “El nuevo iPad/iPod/IPhone/MacBook… es el mejor dispositivo del mundo y no puedes vivir sin él”, y su propósito, que salgamos todos corriendo a la tienda de Apple más cercana a comprarlo. ¿Lo conseguía?

El primer consejo es tener claro el propósito de la presentación y que mensaje queremos transmitir. Esto nos obliga a centrarnos en lo esencial, y a planificarla, diseñarla y desarrollarla en consecuencia.

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos diferentes propósitos de una presentación y cómo debe enfocarse en cada caso.

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2. Adaptarse a la audiencia y las circunstancias

A la hora de plantear una presentación debe tenerse en cuenta quién es nuestra audiencia y cómo son las circunstancias de la presentación. Esto nos permitirá hacerla de la forma más efectiva posible. Es tan simple como hacerse algunas preguntas, contestarlas, y tenerlo en mente cuando tomemos decisiones de cómo hacer las cosas. Una pregunta fundamental sobre la audiencia es ¿Quiénes son? Es obvio que no es lo mismo dirigirse a niños pequeños, que a estudiantes, que a trabajadores experimentados, a expertos en el tema, al jefe, a los subordinados… Otras preguntas pueden ser ¿Cuántos son? ¿Qué es lo que saben? ¿Por qué están allí? … Una vez tengamos las respuestas, ¿qué se puede y debe adaptar? Todo, desde la duración y la estructura de la exposición, pasando por el lenguaje utilizado, hasta el diseño y el tipo de información a incluir en el Powerpoint.

Lo mismo puede decirse de las circunstancias: no es lo mismo hablar a primera hora de la mañana que a la última de la tarde, o después de comer. El tamaño de la sala, la colocación de los elementos, la luz ambiental… todo debe considerarse. ¡Cuántas veces hemos visto presentaciones en las que los asistentes de las últimas filas no podían escuchar al ponente porque hablaba demasiado bajo ni leer las diapositivas simplemente porque el texto era demasiado pequeño! ¿Qué tipo de impresión se pueden llevar de esa presentación?

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos qué preguntas pueden plantearse sobre la audiencia y las circunstancias, y qué podemos modificar en función de las respuestas para hacer la presentación más efectiva.

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3. Planificación

Un error muy común al plantear una presentación es empezar abriendo el software de presentaciones (Powerpoint, Keynote…), buscar una plantilla que nos guste y ponerse a rellenar diapositivas. Es un error porque no tenemos una visión global de lo que vamos a hacer, no hemos pensado sobre el propósito o la audiencia, y las plantillas de Powerpoint nos van condicionar en gran manera cómo vamos a estructurar nuestro discurso y el aspecto visual de nuestra presentación. Seguro que nos salen diapositivas con un título arriba y una lista de viñetas, pero … ¿es el mejor apoyo visual para nuestro mensaje? ¿Es el único posible? 
Es necesario por lo tanto planificar nuestra presentación. Planificar significa simplemente preguntarse cuál es su propósito, cuál es nuestro mensaje principal, cómo serán la audiencia y las circunstancias, y con todo ello en mente, pensar cómo lo vamos  hacer, cuál será la estructura, el discurso, el lenguaje, el diseño del Powerpoint, cuánto tiempo durará, etc. Y curiosamente, la mayoría de expertos en presentaciones coinciden en un consejo fundamental: planificar en analógico,  es decir, alejarse del ordenador, coger una hoja en blanco, y plasmar allí nuestras preguntas, ideas y decisiones sobre la presentación.

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En el siguiente enlace para profundizar, veremos varias ideas para planificar una presentación, incluyendo “recetas” fáciles de seguir como las de Cliff Atkinson o Andrew Abela.



4. El comienzo

El comienzo de una presentación es muy importante, porque es la oportunidad para “enganchar” a la audiencia y conseguir su atención el resto del tiempo. Un comienzo inadecuado puede hacer que muchos desconecten, con lo que todo el esfuerzo posterior es totalmente inútil. La mejor forma de conseguir la atención de la audiencia es involucrándoles en la presentación, que se sientan parte de ella, que sea importante para ellos. En una presentación formal (como la presentación del Trabajo Fin de Grado) podemos simplemente empezar diciendo nuestro nombre y de qué vamos a hablar (el tema y la estructura de la presentación), pero entonces es fundamental destacar la importancia para ellos de lo que voy a contar. No de qué se va a hablar, sino de lo importante que es para ellos. Incluso de los temas más técnicos y especializados se puede extraer, por ejemplo, una aplicación práctica que todos podemos entender o alguna relación con la vida cotidiana de la audiencia. También es buena idea en estas charlas formales sustituir la típica diapositiva con el guion o índice en forma de lista de viñetas (que nadie recordará) por algo más visual, un “mapa” con imágenes de los diferentes puntos a tratar. 
Si optamos por un comienzo más inusual o la presentación es más informal, podemos recurrir a algo más personal, como hablar de nosotros mismos con respecto a la que vamos a contar, o contar un dato o una estadística curiosa, una historia, una anécdota, etc. Se ha hablado mucho de sí es efectivo empezar con algo gracioso, y la respuesta es que sí, pero es muy arriesgado, sobre todo si la audiencia no nos conoce,  y en todo caso debe ser humor relacionado con el tema de la presentación, nunca un chiste cualquiera.

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, se proponen diferentes formas de comenzar una presentación, algunas arriesgadas pero a la vez muy efectivas.

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5. Desarrollo

Se ha calculado que la capacidad máxima de atención focalizada de un adulto es de 15 a 30 segundos, por lo que mantener la atención de la audiencia es una tarea difícil. El desarrollo de la presentación debe intentar que nadie desconecte
Un primer consejo puede ser introducir variedad en nuestra presentación, en varios aspectos: variedad en la voz (más alto, más bajo, más deprisa, más despacio), variedad en lo que contamos (una estructura con partes diferenciadas), variedad en el lenguaje (más generalista, más técnico), variedad de recursos (hablar, preguntar, sacar un objeto, hacer una encuesta, contar una anécdota, mostrar un ejemplo…), etc.
Un buen desarrollo necesita de una estructura adecuada. La estructura clásica (Introducción, desarrollo, conclusiones) funciona perfectamente, sobre todo para charlas técnicas, y consiste simplemente en decir lo que se va a contar, contarlo, y finalizar diciendo lo que se ha contado. Es importante siempre hacer explícitas las transiciones, o sea, decir explícitamente dónde estamos: “… tras esta introducción, pasaré a una primera parte en la que se verán diferentes tipos de …” o “… pasando ya a las conclusiones …”. Si la presentación está bien planificada, se habrá hecho previamente una elección: alcance o profundidad. Si se elige alcance, se hablará durante el desarrollo de muchas cosas, aunque superficialmente, sin detalles. Si se elige profundidad, se hablará durante el desarrollo de una sola o muy pocas cosas, pero con mucho detalle. Un error fatal es intentar hablar de muchas cosas y a la vez con mucho detalle, solo conseguiremos pasarnos del tiempo disponible y crear confusión.
Una alternativa a la estructura clásica es la historia. Enmarcar toda una presentación completa como una historia no es fácil, pero puede ser muy efectivo para presentaciones en las que el propósito sea convencer o inspirar, ya que está ampliamente demostrado que las historias mueven más a la acción que los datos puros. El modelo básico de historia empieza por el planteamiento (se explica la situación, los personajes que intervienen), luego ocurre un problema que debe solucionarse, un conflicto, una tensión (el nudo), y finalmente llegamos al desenlace que resuelve el conflicto, para bien o para mal. Algo más fácil es introducir pequeñas historias a lo largo de la presentación. Es una forma de introducir variedad en la misma, otras posibilidades son las expuestas en el tema anterior sobre el comienzo: anécdotas, ejemplos, analogías, interactuar con la audiencia, preguntas retóricas, pausas…

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, podemos ver ejemplos de cómo estructurar una presentación como una historia, otros tipos de estructura, y como mantener continuamente el interés de la audiencia.

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6. El final

El final de una presentación es un momento clave que debemos aprovechar para recordar nuestro mensaje, resumir lo más importante y recordar cuál era nuestro propósito, para asegurarnos de que se ha cumplido. Son unos momentos, como los iniciales, que se recuerdan más fácilmente que el “núcleo” de la presentación, así que no se pueden desaprovechar. Tenemos que preguntarnos: Si la audiencia sólo pudiera recordar una cosa, ¿qué sería? Esa idea principal es la que hay reforzar.

En cualquier caso, un error muy común es dejar de hablar de repente, sin más, y no queda claro si hemos acabado o no, creando un momento embarazoso para la audiencia: ¿hay que aplaudir ya? Una frase final como “gracias por vuestra atención” o simplemente “gracias” soluciona el problema, aunque no es la única posibilidad.

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos cómo se puede posible arrancar esos aplausos sin necesidad de solicitarlos con el típico “gracias por escucharme”.

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7. Diseño visual

Hoy en día es muy habitual acompañar casi cualquier tipo de presentación con un “Powerpoint”, pero … ¿es obligatorio hacerlo? ¿cuál debe ser su función? Las diapositivas en la pantalla, si se utilizan, deben ser un apoyo visual a lo que estamos contando, deben reforzar el mensaje, ayudar a comprenderlo y a cumplir el propósito de la presentación. El enfoque visual (usando fundamentalmente imágenes y gráficos) ayuda mucho en este sentido, a diferencia del uso excesivo de texto, que es redundante con nuestro discurso y en lugar de complementarlo y ayudarlo, interfiere con él.

Pero más importante es incidir en lo que no debe ser el Powerpoint: no debe ser unos apuntes para recordar lo que nos toca decir, como si fuera una “chuleta” (“machete”, “torpedo”, “acordeón”, “cheat sheet”…)  pero que todos pueden ver. Alguien ha dicho que se arreglarían muchos problemas de las presentaciones simplemente diseñando el Powepoint pensando en la audiencia y no en el que presenta. 

¿Cómo se traduce esta idea general en el diseño concreto de las diapositivas? Pues simplemente primando el uso de imágenes y gráficos, en diapositivas sencillas y limpias que ilustren claramente nuestro mensaje en ese momento. Intentando no insertar la mayor cantidad posible de información, como si cada diapositiva tuviese un coste desorbitado y hubiera que llenarlas hasta la última esquina … ¡en realidad son gratis! Deben usarse imágenes de calidad: imágenes distorsionadas al estirarlas, pixeladas, o el uso de cliparts dan una imagen de poca profesionalidad.

Se ha opinado mucho sobre el texto en las diapositivas (dónde situarlo, cuál es la mejor tipografía…) pero el consejo fundamental es tan sencillo como poco practicado: ¡que se pueda leer! Esto incluye que tenga un tamaño suficiente para que se lea desde la última fila, y que su color contraste con el fondo.

Otro consejo interesante se refiere a la disposición de los elementos en la pantalla, el layout. El consejo es huir de la disposición típica de un título más una lista de puntos con viñetas que nadie recordará. Hay muchas otras disposiciones que ilustran mucho mejor nuestro mensaje. Por ejemplo, si estamos comparando dos alternativas, se pueden poner las características de ambas enfrentadas, a izquierda y derecha. Si estamos enumerando datos, podemos poner cada uno en una diapositiva independiente junto con una imagen que lo ilustre y ayude a recordarlo (¡que las diapositivas son gratis!). El título es importante y merece un comentario aparte: puede ser buena idea que el título resuma nuestro mensaje o la conclusión en ese momento, en lugar de decir simplemente dónde estamos. Ejemplos: poner como título “El 55% de los españoles sufren sobrepeso” en lugar de “Estadísticas de sobrepeso en España”, o poner “los resultados obtenidos confirman la hipótesis de partida” en lugar de “Resultados”.

Un último consejo básico se refiere al uso de gráficos técnicos. Son mucho más difíciles de “digerir” por la audiencia de lo que pensamos. Después de todo, los hemos hecho nosotros, y sabemos de memoria lo que representan, cuales son los ejes y sus unidades, qué conclusión se puede deducir de ellos, … Pero para la audiencia no es tan fácil, deben ser lo más simples posibles y tenemos que dedicar un tiempo suficiente a explicarlos, y sobre todo, no dejar la conclusión o el mensaje del gráfico a la imaginación de la audiencia.

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, vamos a aprovecharnos de lo que saben los diseñadores gráficos y creativos del mundo de la publicidad para diseñar mejores diapositivas, dónde encontrar imágenes de calidad, o cómo hacer que un gráfico sea mucho más eficaz.

 
 

8. Nuestros recursos: voz, cuerpo, mirada

Se debe recordar que la capacidad de comunicación de un mensaje no reside tan sólo en “lo que se dice”, sino en cómo empleamos “la voz” (entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, resonancia) para transmitirlo y en el “cómo se dice” influenciado por nuestro nivel de comunicación no verbal (gestos, posturas, miradas, movimiento de ojos, respiración). De hecho, la relación entre estos tres aspectos de la comunicación fue investigada por el profesor de Psicología de la UCLA Albert Mehrabian en sus trabajos de los años 70 y 80 que atribuyó los siguientes porcentajes de impacto en la comunicación: un 7% está asociado al mensaje, un 38% es debido a cómo es la voz y el 55% restante depende de nuestro lenguaje no verbal. Conociendo estos factores, deberíamos ser capaces e interesarnos por entrenar y reconocer la importancia del resto de elementos que influyen en la transmisión de nuestro mensaje. Sería interesante variar “la voz” intentando modificar algunos de sus parámetros: empleando pausas para enfatizar y hacer reflexionar; modulando el tono (graves, agudos) para evitar caer en la monotonía, variando el volumen (alto y bajo) para captar la atención en ciertos momentos y controlando el ritmo de palabras por minuto donde se considera que una buena medida serían 120 palabras/minuto. Se puede mejorar la condición vocal mediante la realización de ejercicios específicos. Los aspectos no verbales pueden ser más difíciles de cambiar ya que muchos son instintivos, pero aun así se pueden entrenar. Sería recomendable dar la charla de pie antes que sentado, mantener el contacto visual con la audiencia buscando su seguimiento a nuestro mensaje, mover adecuadamente los brazos y nosotros mismos por la tarima, evitar muletillas verbales y sustituirlas por pausas, reducir el número de tics corporales, etc.

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En el siguiente enlace se puede encontrar información adicional para ahondar en cómo mejorar el 93% de nuestra capacidad de comunicación no relacionada con el mensaje a transmitir.

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9. Prepararse

La perspectiva de hablar en público genera miedo y ansiedad, de hecho es uno de los momentos más temidos en la vida de las personas. Pero pueden ofrecerse muchos consejos para reducirlo: identificar nuestros miedos, conocer técnicas de relajación, anticipar los acontecimientos, etc. El ensayo “intensivo”, y en condiciones reales, es la mejor medicina para controlar los nervios, la postura, el tiempo y, en definitiva, favorecer la entrega eficiente y eficaz de la presentación. Como resumen intentad buscar siempre el estar “en flujo” con la audiencia, una especie de conexión total y consciente con la misma que aporta gratas sensaciones y una sensación de total control de la presentación.

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A continuación podréis encontrar material extra que justifica el miedo irracional a hablar en público, el origen de nuestros miedos y nervios, la importancia de hacer ensayos reales, la tranquilidad que aporta el tenerlo todo preparado y algunas pautas de última hora para acceder con total confianza a exponer nuestra presentación.

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10. ¿Qué tal lo hice?

Nuestro último consejo es intentar mejorar pidiendo realimentación después de hacer una presentación. Es la única forma de mejorar para la próxima vez. ¿Cómo lo hacemos? Preguntando a la audiencia, por ejemplo, a alguien con el que tengamos confianza, o bien repartiendo unos papelitos al final y pidiendo opinión. Es buena idea hacer preguntas concretas: ¿te ha enganchado el comienzo? ¿se me nota alguna muletilla o tic nervioso? ¿estaba claro el mensaje? …
Si estas estudiando, es el momento de practicar haciendo presentaciones en las que te juegas poco, o de lo contrario tendrás la primera presentación importante de tu vida ya trabajando, y se afrontará con nervios e inseguridad. ¡Aprovecha todas las oportunidades!

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En el siguiente enlace, con más material para profundizar, proponemos algunas técnicas concretas para obtener información de cómo lo hemos hecho, por ejemplo, con una rúbrica de evaluación.

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