Material para profundizar del Tema 0

 

Podemos empezar con una pregunta: ¿qué entendemos por presentación? Aceptamos casi cualquier cosa: una persona que habla a una audiencia sobre un tema concreto y con un propósito concreto es una presentación. Puede ser una audiencia de 3 o 3.000 personas, pueden estar delante o a miles de kilómetros al otro lado del Skype, puede estar planteada para entretener, enseñar, echar la bronca, informar … Podemos pensar en:

• Una clase en la universidad.
• Una ponencia en un congreso científico.
• La presentación de un trabajo en clase ante el profesor y los compañeros.
• Una conferencia.
• Una reunión en la empresa en la que uno de los asistentes explica algo a los demás.
• Una charla de ventas.
• Una rueda de prensa.
• Etc. etc.

 

La siguiente pregunta es: ¿Tendré que hacer alguna presentación alguna vez? La respuesta es sí, seguro, si es que no te ha tocado ya. Un estudio del año 2010 refleja que se realizan 88 millones de presentaciones al día en el mundo, en el entorno laboral, y casi siempre con el apoyo de diapositivas hechas con Powerpoint® o Keynote®. Se ha convertida una actividad cotidiana en muchos puestos de trabajo, y por eso las empresas valoran en los titulados que contratan la competencia de expresión oral o el manejo de software de presentaciones.  

Pero la pregunta fundamental es: ¿qué tal se hacen? ¿son efectivas? ¿deben mejorar? …

 

0.1 ¿Están las presentaciones actuales a la altura de lo que esperamos y necesitamos?

Hay una impresión general de que la mayoría de las presentaciones son aburridas, inútiles, se extienden más allá del tiempo permitido, no se entendían…

El experto en presentaciones Dave Paradi realiza todos los años en su blog www.thinkoutsidetheslide.com la encuesta “Annoying PowerPoint survey”, preguntando cómo han sido las presentaciones las que sus lectores han asistido. El último estudio refleja que, en el mundo laboral, el 20% de las personas asiste a una presentación formal con Powerpoint al menos una vez al día, y parece claro que las presentaciones se están convirtiendo en la forma habitual de comunicación en las empresas, y en particular, el Powerpoint como documento de trabajo. Sin embargo, algo falla en la capacidad de los que presentan en transmitir su mensaje, porque la percepción mayoritaria es que las presentaciones presentan defectos importantes, siendo los peores (por votación):

1. Se ponen frases completas en las diapositivas, que simplemente se leen en voz alta. 
2. El tamaño del texto era tan pequeño que no se podía leer.
3. Las diapositivas eran difíciles de ver por la elección de colores (falta de contraste).
4. Los gráficos eran demasiado complejos y no se entendían.

 

Según el experto en presentaciones Andrew Abela, autor de “Advanced Presentations by Design”, el mayor problema es que muchos consejos sobre presentaciones, las herramientas (como el Powerpoint) o incluso el lugar donde tiene lugar, están pensados para beneficio del que presenta, no de la audiencia. Se diseña y muestra por ejemplo un impresionante gráfico en 3D, que hace parecer al ponente más profesional, aunque se haga más difícil para la audiencia entender lo que significa o valorar las magnitudes. O bien se pone en la pantalla exactamente las palabras que se van a decir, para no tener que memorizar nada, aunque eso haga que la audiencia pierda el interés en lo que contamos.

Esta tendencia a no pensar realmente en la audiencia nos lleva, según Andrew Abela, a los siete errores mortales de una presentación:

1. Suponer que la audiencia tiene la misma personalidad que nosotros. Por ejemplo, una persona orientada al detalle prepararía cientos de diapositivas llenas de información, pero aquellos de la audiencia más conceptuales estarán dormidos a partir de la tercera. Una persona resolutiva y orientada a la acción presentaría su mensaje o propuesta nada más empezar, sin considerar opciones alternativas, pros y contras ..., pero una audiencia más cautelosa (pensemos en el tribunal del Trabajo Fin de Grado, por ejemplo) dudaría de nuestro trabajo.
2. Plantear la presentación en términos de lo que el que presenta quiere hacer. Toda presentación debe aspirar un cambio en lo que la audiencia piensa o hace. Puede parecer extraño o ambicioso, pero si nada va a cambiar en los que escuchan, ¿de qué sirve?. Hay que focalizarse en ese cambio que queremos para los que escuchan.
3. Focalizarse en lo que esperamos de la audiencia. Normalmente queremos que acepten nuestra idea, compren nuestro producto, aprendan algo… pero es lo que nosotros queremos. ¿qué quieren ellos? ¿por qué están allí? Hay que suponer que están allí escuchando porque vas a resolverles algún problema, aunque sea únicamente su ignorancia sobre un tema. Hay que focalizarse en resolverles esos problemas.
4. Incluir únicamente evidencias que apoyen nuestra propuesta o nuestro mensaje. Incluyendo argumentos, problemas, hechos o datos en contra, que luego rebatiremos o explicaremos, nos hace más creíbles y convincentes. 
5. Presentar la información en un orden lógico para nosotros. Normalmente se nos ocurre un único orden para contar las cosas, y cualquier otro nos parece ilógico o incorrecto. Sin embargo, debemos pensar en el orden más adecuado para el conjunto de la audiencia, por ejemplo, empezando por hacer explícito qué problema les vamos a resolver.
6. Usar demasiado color, sonidos, animaciones, videos … para parecer más profesionales. Estos artificios si pueden conseguir ese objetivo, pero estropean la comunicación. Sólo deben añadirse “adornos” que refuercen nuestro mensaje.
7. Usar la pantalla como una “chuleta” leyendo el texto literalmente. Este es el peor error de todos. La ciencia ha demostrado claramente que el uso simultáneo de dos canales (voz y texto leído) para transmitir la misma información es tremendamente perjudicial para nuestra capacidad de entender y recordar el mensaje. Además, las personas leemos más rápido que hablamos. La pantalla debe ser un apoyo a nuestro discurso, no competir con él.

 

0.2 Una mala presentación puede costar dinero, pero... ¿Puede también costar vidas?

El 1 de febrero de 2003 el transbordador espacial Columbina se desintegró cuando regresaba a la tierra, perdiendo la vida sus siete astronautas. Además de la tragedia humana, el transbordador había costado 1.400 millones de euros, y la misión, 450 millones. El accidente se debió a un agujero en la protección térmica del ala, provocado a su vez porque durante el despegue impactó un trozo de “foam” desprendido del depósito de combustible (de menos de 1Kgr de peso, pero a una velocidad de más de 800Km/h). 

 

La NASA pidió a la empresa Boeing que evaluara el riesgo para saber si se podía retornar a la tierra o había que rescatar a los astronautas. Todo su análisis se plasmó en 28 diapositivas de Powerpoint, que enviaron a la NASA. Tenían un aspecto como este:

 

 

Las conclusiones generales eran positivas, así que se decidió no preocuparse más por el asunto, con consecuencias desastrosas. Se ha criticado mucho esta forma de presentar un informe, el diseño de las diapositivas y su contenido, y muchos culpan a este “Powerpoint” del accidente. Entre otros problemas, presenta muchos niveles de jerarquía con viñetas, hay afirmaciones vagas como “significativamente”, o incluye datos negativos importantes que pasan desapercibidos, como la última línea de la diapositiva mostrada que se puede traducir por: “el tamaño del trozo de foam desprendido es de 1920 pulgadas cúbicas (30 litros) y todas las pruebas que hemos realizado han sido con trozos de solo 3 pulgadas cúbicas”. La crítica fundamental es que no conviene sustituir por un simple Powerpoint algo que requeriría varias reuniones, un diálogo, datos más detallados. El aspecto de las diapositivas era profesional y las hacía creíbles, pero en realidad el contenido no apoyaba la conclusión.

(Fuente: http://www.edwardtufte.com)

 

0.3 ¿Qué nos hace pensar si una presentación es buena o mala?

Realmente, nuestra percepción global de una presentación es la suma de muchos aspectos, cada uno con una importancia relativa diferente para nosotros. Si preguntamos a varios asistentes de una misma conferencia, podemos encontrar opiniones como “mal, el conferenciante se tocaba la oreja continuamente y eso me ponía nervioso”, o “horrible, apenas habló del tema de XXX que me interesaba”, “habló un poco de todo de forma pausada, me ha gustado”, o “no sé, la segunda gráfica no la entendí y desconecté”.

Sin embargo, podemos estar de acuerdo en que una buena presentación es la que cumple su propósito, se entiende y se recuerda. Muchos aspectos diferentes contribuyen a ello: un comienzo que nos engancha, un contenido y un lenguaje que podemos entender y adecuado al propósito, un resumen al final … 

Si somos capaces de evaluar con cierta objetividad una presentación, y distinguir esos diferentes aspectos, hemos avanzado mucho para conseguir mejorarlas.

 

0.4 ¿En qué debemos fijarnos a la hora de analizar una presentación?

¿Tiene un comienzo que nos engancha?

¿Qué secuencia y partes tiene?

¿Hay puntos de ruptura frecuentes para mantener nuestra atención? (pausas, preguntas, anécdotas…)

¿Finaliza recordando el mensaje principal?

 

¿Tiene un lenguaje apropiado para nosotros? 

¿El nivel y la cantidad de la información es adecuado?

¿Es información relevante para nosotros?

¿El enfoque es adecuado para el objetivo de la presentación?

 

¿El ritmo es adecuado, ni lento ni rápido?

¿Habla con fluidez, sin muletillas?

¿Se oye correctamente? ¿la voz es clara?

¿Nos mira a nosotros o a la pantalla?

¿Controla adecuadamente los medios? (proyectos, ordenador…)

 

¿La pantalla es una ayuda visual para entender y recordar lo que dice o simplemente una “chuleta” para el que presenta?

¿La cantidad de texto no es excesiva y se puede leer?

¿Hay una consistencia entre todas las diapositivas?

¿Es fundamentalmente visual con imágenes de calidad?

 

0.5 Actividad: valora una presentación

El reflexionar sobre los puntos débiles y fuertes sobre una presentación, distinguiendo sus diferentes aspectos (la estructura, el apoyo visual, la voz …) es el primer paso para mejorar.

Te proponemos en esta actividad “criticar” una presentación. Los siguientes enlaces muestran presentaciones grabadas en vídeo y subidas a Youtube. La tarea es simplemente visualizar varios minutos y contestar a estas preguntas:

1. ¿Cuál crees que es el propósito (objetivo) de esa presentación?
2. ¿Cuales son sus puntos débiles? Intenta encontrar al menos uno de los cuatro grandes aspectos propuestos: la estructura, lo que se dice, la persona y la pantalla.
3. ¿Cuáles son sus puntos fuertes? 

 

(Todas las presentaciones que se muestran en la asignatura son vídeos disponibles en Youtube. Algunas están en Inglés, pero pueden activarse –o incluso traducirse- los subtítulos. Hay un tutorial de cómo activar los subtítulos).

  

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

  

 

0.6 Actividad: ¿cómo evitar los siete errores mortales de una presentación?

Se han comentado los siete errores mortales que nunca hay que cometer en una presentación. Se propone en esta actividad, para cada uno de ellos, ideas concretas para evitarlos.