Es fundamental tener una idea a priori de cómo es nuestra audiencia y cuáles serán las circunstancias de la presentación, solo de esta forma se puede plantear de forma efectiva. Esto se puede abordar de una forma muy sencilla, contestar a una serie de preguntas sobre la audiencia y las circunstancias, y luego, en función de las respuestas, tomar decisiones adecuadas a la hora de diseñar y exponer nuestra presentación. Tomando las decisiones correctas, será más fácil cumplir el propósito previsto.

 

2.1 Preguntas que nos debemos hacer sobre la audiencia y las circunstancias

Muchos autores inciden en la importancia de hacerse estas preguntas previas y diseñar nuestra presentación acorde con las respuestas. A continuación se proponen preguntas y consejos extraídos de diversos autores.

 

La pregunta

¿Por qué es importante saberlo?

Algunos consejos

¿Quién son?

No es lo mismo dirigirse a un niño que a un adulto, a estudiantes que a profesionales jubilados… Un error muy común es contar lo mismo de la misma forma a diferentes tipos de audiencia.

Simplemente averiguarlo y tenerlo en mente, esta consideración de quién nos escucha tiene un impacto en todos los aspectos de una presentación. Su procedencia es importante, en este mundo moderno inter-cultural es importante tenerlo en cuenta para no recurrir a bromas, refranes, costumbres o estereotipos que no sean compartidos por otras culturas.

¿Qué es lo que saben?

Hay que partir de lo que saben, para no reiterar lo obvio o por el contrario suponer unos conocimientos de partida que no tienen.

Se pude hacer una consulta previa o incluso al principio de la exposición, como forma de romper el hielo. También pueden saltarse aspectos ya conocidos durante la exposición o resolver lagunas sobre la marcha.

Si hay ideas preconcebidas erróneas sobre lo que vamos a contar, es fundamental tenerlo en cuenta desde el principio, buscando argumentos y datos que avalen nuestra opinión.

¿Por qué están allí?

La actitud de partida es muy diferente. Nuestro propósito debe estar alineado con el suyo. Según Scott Berkun, hay 8 posibles razones por las que están allí escuchando:

1.        Quieren aprender algo.

2.        Esperan ser inspirados.

3.        Para ser entretenidos.

4.        Tienen una necesidad que tú puedes satisfacer.

5.        Buscan más gente interesada en el mismo tema.

6.        Buscan una experiencia positiva que compartir.

7.        Forzados por el jefe, los padres, el profesor o sus esposas.

8.        Han sido esposados a la silla y llevan días sin salir de la sala.

Según Javier Reyero, un público que asiste forzado está desinteresado, en contra de todo lo que digamos de partida, y es casi una guerra perdida. Pero es posible despertar su interés si conseguimos conectar con sus experiencias y necesidades.

Si buscan satisfacer una necesidad o aprender algo concreto, hay que saberlo de antemano (incluso con encuestas previas). Esto es fundamental en las presentaciones en el entorno académico: tener claro qué espera de nosotros el profesor o el tribunal.

Si quieren aprender o ser informados, hay que pensar que cuando somos nosotros los que escuchamos, somos muy poco exigentes. No hay que ser muy ambicioso, no se puede contentar a todos y siempre queda la posibilidad de ampliarlo en el turno de preguntas o a posteriori. Es curioso que muchos oradores se angustian pensando que el público sabe más que ellos y no le van a satisfacer.

Si desean contactar con más gente interesante o compartir una experiencia, debe fomentarse la participación de la audiencia, y convertirlo más en un diálogo que en un monólogo.

¿Qué lenguaje hablan?

No es lo mismo hablar a un adolescente que al consejo de administración de una empresa, a nuestros compañeros o al profesor. Si no nos adaptamos a su lenguaje, es muy difícil conectar y transmitir nuestro mensaje. En el peor de los casos, es posible que no nos comprendan en absoluto. Cuanta mayor es la diferencia de edad, mayor será también la diferencia en el lenguaje.

Es fácil estimar el lenguaje que una persona domina a partir de su formación: son directamente proporcionales. Hay que cuidar vocabulario: si hay duda sobre si conocerán el significado de una palabra, mejor usar un sinónimo sencillo, sin llegar a una simplicidad extrema. Hay que intentar en cualquier no usar frases demasiado largas y evitar la jerga técnica, a menos que la audiencia la domine.

¿Cuántos son?

El miedo escénico suele ser proporcional al número de personas que nos escuchan, saber el número de antemano puede ser un alivio o al menos nos mentaliza y prepara sobre lo que nos vamos a encontrar. Además, con auditorios grandes, hay que asegurarse de que las últimas filas nos escuchan y ven la pantalla correctamente.

Si el número es elevado, el diseño del Powerpoint debe ser adecuado para que lo vean las últimas filas, nuestra voz tiene que llegar (puede ser necesario un microfóno), y se pueden esperar mayor número de preguntas.

¿Cuáles son sus fuentes de información?

Todos tenemos una forma preferida de informarnos (periódicos, revistas, blogs, webs…) y referentes a los que respetamos o admiramos. Si alguna de estas fuentes o expertos han apoyado de alguna forma nuestros datos o nuestras propuesta, podemos citarlos y recurrir al argumento de autoridad: nos ganaremos más fácilmente a la audiencia.

Citar las fuentes de nuestra información de forma más explícita si es que son reconocidas por nuestra audiencia. Si hay un experto escuchando, reconocérselo.

¿Dónde es?

La sala condiciona algunos aspectos, saberlo de antemano nos ayuda a preparar una presentación más adecuada

Si la sala es grande pero hay pocos asistentes, es buena idea invitarlos a que se acerquen a nosotros.

Hay que asegurarse de que todos puede vernos correctamente, y también a la pantalla.

Si la sala está poco iluminada, las diapositivas con fondo blanco o claro pueden resultar demasiado brillantes.

Tenemos preparado un Powerpoint, pero … ¿tiene la sala ordenador/proyector/pantalla? No sería la primera vez que alguien tiene que prescindir de su “chuleta”

¿A qué hora es?

El momento del día y el la actividad previa de los asistentes condiciona su capacidad de atención e interés.

Después de comer o a última hora del día habrá que esforzarse más en captar la atención, y recurrir en mayor medida a anécdotas, historias, pausas, interaccionar con la audiencia…

Justo antes de comer o del final del día la audiencia tendrá ganas de acabar, hay que ajustarse estrictamente al tiempo disponible o incluso acabar antes.

¿Cuánto tiempo tengo?

Hay que ajustarse al tiempo disponible, en caso contrario se pierde el interés, se perjudica a los que puedan hablar después, incluso la audiencia se puede volver hostil. La capacidad de sintetizar y de valorar el tiempo de los demás es muy apreciada en el mundo laboral.

Salvo que nos paguen (y mucho) por dar la charla, todo el mundo se alegrará si acabamos antes de tiempo.

La única forma de ajustarse al tiempo es planificar la presentación y ensayarla al menos una vez.

Estar pendiente del reloj a lo largo de toda la presentación, no solo al final, o se corre el riesgo de tener que saltarse la última parte, que puede ser la más importante para el propósito.

 

2.2 Qué hacer ante una audiencia diversa

Un problema habitual es encontrarnos con una audiencia diversa. Ejemplos: exposición de un trabajo en clase al profesor y a los compañeros; la presentación de un trabajo fin de grado ante el tribunal, nuestros compañeros, y la familia (ha venido incluso la abuela). ¿Qué hacemos en este caso? ¿A quién nos dirigimos?

Michael Alley, profesor de la Universidad de Pennsylvania (EE.UU.) y autor del clásico “The craft of scientific presentations” sugiere saltar varias veces a lo largo de la presentación de lo general a lo específico, de esta forma enganchamos a un tipo de audiencia cada vez: los que saben menos entenderán la parte generalista, los expertos verán satisfechas sus necesidades con la parte específica. Cada parte en la que se divide la presentación puede comenzar con la información más generalista, y adentrarse poco a poco en las profundidades de la materia, como puede verse en el siguiente gráfico:

2-2 

 

Andrew Abela propone sin embargo algo interesante: identificar en la audiencia “quién manda” realmente. Por ejemplo, en un trabajo fin de grado, es el tribunal; en una presentación de un trabajo en clase, es el profesor; en una discusión sobre la marcha de un proyecto en la empresa, puede ser el jefe, etc. Nuestra presentación debe dirigirse fundamentalmente a esas personas. Debemos analizar cuál es la posición actual de cada uno respecto a lo que vamos a contar (qué piensan de nosotros, que conocen de lo que vamos a contar, qué esperan…) y enfocar la presentación en consecuencia.

 

2.3 Cómo hacer más efectiva una presentación considerando la forma de aprender y comunicarse preferida de la audiencia

Todos tenemos una forma preferida de comunicarnos, de aprender, de asimilar información… considerar este aspecto de nuestra audiencia nos puede ayudar también a plantear mejor la presentación.

Se han propuesto numerosos modelos de los llamados “estilos de aprendizaje”, como el de Felder-Silverman (Índice de Estilos de Aprendizaje, ILS), el Indicador de Myers-Briggs (Myers-Briggs Type Indicator, MBTI), los Estilos de aprendizaje de Honey y Alonso (cuestionario CHAEA), o los de Kolb. 

La idea detrás de esta propuesta es averiguar de alguna forma el estilo de nuestra audiencia (normalmente con tests), y utilizar la información para diseñarla de forma más efectiva. Con audiencias numerosas, variadas o desconocidas, esto puede ser un problema por la dificultad de realizar tests a priori, procesarlos toda la información, y descubrir con casi total seguridad que tenemos una audiencia muy variada y es difícil tomas decisiones que “lleguen” a todos. La solución es pasar entonces por todos los estilos, formateando o diseñando el material de forma variada para cubrir las necesidades de toda la audiencia. Sin embargo, para audiencias pequeñas o conocidas (como los estudiantes de una clase o los compañeros de trabajo), es más fácil aplicar esta propuesta. Siempre nos queda la posibilidad de centrarnos en las personas de la audiencia más “importantes”: el profesor, el tribunal, el jefe, el inversor… y diseñar la presentación con ellos en mente.

 

¿Cómo averiguar los estilos de aprendizaje de la audiencia?

La forma habitual es administrar un test a cada uno, que nos dará información de sus preferencias de acuerdo a cada modelo. Estas herramientas de diagnóstico constan habitualmente de una lista de preguntas (pueden ser muchas, más de 100) con diferentes opciones, y tras el procesado de las respuestas se obtiene una clasificación o preferencia en las diferentes dimensiones del modelo. Así, el modelo Myers-Briggs nos clasifica en cuatro dimensiones con dos posiciones contrapuestas extremas: introvertido/extravertido, sensorial/intuitivo, racional/emotivo o calificador/perceptivo. 

El administrar un test no siempre es una opción práctica, e incluso algunos de ellos están registrados y sólo se pueden utilizar previo pago. Si conocemos a la audiencia, podemos simplemente reflexionar sobre lo que sabemos de ella y estimar nosotros mismos su estilo preferido. Andrew Abela propone utilizar el modelo Myers-Briggs, y estimar el estilo preferido de la audiencia contestando a estas preguntas:

  1. ¿Le gusta a esta persona estar sola (entonces es introvertido) o disfruta estando con otros (extrovertido)?
  2. ¿Prefiere los conceptos (intuitivo) o los hechos (sensorial)?
  3. ¿Está más preocupado por los principios y las cosas (racional) o por la gente (emotivo)?
  4. ¿Busca cerrar los temas (calificador) o abrir nuevas posibilidades (perceptivo)?

 

Otro modelo, el de Kolb, considera una clasificación en cuatro tipos: divergentes, asimiladores, convergentes  y acomodadores.  Podríamos plantear preguntas como:

  1. ¿Le gusta observar las cosas desde varios puntos de vista antes de actuar, y generan muchas ideas, son creativos? (divergente)
  2. ¿Se siente cómodo con la teoría y las ideas, con capacidad para asimilar y organizar mucha información? (asimilador)
  3. ¿Se le da bien solucionar problemas y tomar decisiones, pasar fácilmente de la teoría a la práctica? (convergente)
  4. ¿Tiende a la acción, a  involucrarse en nuevos proyectos y aceptar riesgos, más que a la reflexión y planificación? (acomodador)

 

Ya conozco el estilo preferido, ¿y ahora qué hago?  

Adaptar la presentación a ese estilo en particular. Si tenemos una variedad de estilos, se pueden recorrer todos para asegurarnos de que hay un enfoque adecuado para todas y cada una de las personas en la audiencia. En la siguientes tablas se ofrecen consejos para adaptar una presentación a diferentes estilos de aprendizaje, según los modelos Myers-Briggs y de Kolb.

Modelo Myers-Briggs

Tipo

Necesidades

Cómo adaptar la presentación

Introvertido

Tiempo para reflexionar sobre la información

Suministrar la información de antemano, anticiparla

Extrovertido

Discusión, interacción

Plantear preguntas, diálogo, dejar tiempo para preguntas al final

Sensorial

Los hechos y (todos) los detalles

Incluir hechos y datos relevantes y detalles.

Intuitivo

Una imagen global

Empezar con una panorámica de lo que se va a contar

Calificador

Conclusiones

Presentar las conclusiones de antemano

Perceptivo

Alternativas

Hacer explícitas otras alternativas y por qué no se consideran, mostrar ejemplos

Extraído del libro “Advanced Presentations by Design” de Andrew Abela

 

Modelo de David Kolb

Tipo

Necesidades

Cómo adaptar la presentación

Divergente

Alternativas

Mencionar alternativas y más de un ejemplo

Asimilador

Estructura ordenada

Hacer explícita la estructura, el argumento, las partes… desde el principio

Convergente

Aplicación práctica

Explicar la utilidad de lo que se va a contar

Acomodador

Experiencia práctica

Plantear alguna actividad interactiva o hablar de experiencias prácticas de otros

Extraído http://www.presentable.es/presentologia/habla-para-todos-tus-oyentes-el-circulo-de-kolb/  (Blog “Presentable.es” de Roger Prat)

 

En estas dos entradas de blog se analiza en más profundidad esta propuesta: 

“No todos se representan el mundo como tú ni comparten tus preferencias personales de aprendizaje”, del blog “El arte de presentar” de Gonzalo Álvarez, y “Habla para todos tus oyentes: el círculo de Kolb”, del blog “Presentable.es” de Roger Prat.

 

2.4 Actividad: preguntas sobre la audiencia

Se propone en esta actividad pensar en una presentación concreta (alguna que conozcamos, alguna que hayamos hecho o vayamos a hacer en el futuro) y reflexionar sobre la audiencia, contestando a las preguntas que se indican en el impreso siguiente:

Ver archivo pdf.

 

 

Last modified: Wednesday, 6 September 2017, 1:24 PM