Material para profundizar del Tema 5

 

Mantener la atención de la audiencia por largos periodos de tiempo no es fácil (algunos dirían que imposible), pero tener delante a alguien “desconectado” (pensando en sus cosas, chateando con el móvil…) hace que todos nuestros esfuerzos sean inútiles, simplemente, es como si no estuviese allí. Por eso un objetivo claro a lo largo de todo el desarrollo de la presentación debe ser no perder a nadie. Hay que “re-engancharlos” cada poco tiempo. Como dice Michael Alley, se trata de que nadie se caiga por la borda durante la travesía.

 

¿Cómo se puede mantener la atención? Una primera idea consiste en dotar a la presentación de una estructura adecuada a la audiencia y al propósito. También nos puede ayudar el introducir variedad a lo largo de su desarrollo. Y siempre nos queda un recurso que le ha funcionado a la humanidad miles de años antes de inventarse el Powerpoint: las historias. 

 

5.1 Una estructura clásica para una presentación técnica y formal

Una estructura básica que siempre funciona divide la presentación en tres fases: introducción, desarrollo y desenlace. Es importante hacer explícitas las transiciones, y sobre todo, si el desarrollo es largo, dividirlo a su vez en secciones de acuerdo al mensaje y la información que se quiere transmitir. 

Con el núcleo de la presentación (el desarrollo) tenemos que hacer una elección previa: profundidad o alcance. En el primer caso, vamos a tratar un único punto (o unos pocos, si hay más tiempo), pero con mucho detalle, entrando a las profundidades del tema. En el segundo caso, podemos abarcar muchos puntos (alcanzar muchos temas), pero superficialmente, con muy poco detalle. Si intentamos abarcar muchos temas y con mucha profundidad simultáneamente, lo más probable es que aburramos a la audiencia y nos pasemos del tiempo disponible. Éste es un error muy común al presentar el trabajo fin de grado, queremos dejar claro que sabemos mucho (profundidad) y que hemos muchas cosas (alcance). 

 

5.2 ¿Qué papel juegan las historias en una presentación?

Actualmente, en el mundo académico o laboral, no parece aceptado recurrir a las historias para transmitir el conocimiento. Sin embargo, ha sido la forma habitual de hacerlo desde el origen de la humanidad. Nuestro cerebro está preparado para aprender y recordar mejor la información cuando los datos se humanizan y se envuelven en una historia con carga emocional. Esto explica el resurgimiento del storytelling en el mundo empresarial, que empieza a ser reconocido como una herramienta eficaz de comunicación.

 

 

Es innegable que las historias se recuerdan mejor que la información abstracta, por tres razones:

1. Nuestro cerebro está preparado y acostumbrado a trabajar con historias. No solo ha sido la única forma de transmitir el conocimiento durante decenas de miles de años, sino que seguimos practicando la habilidad de escuchar historias con los cuentos de nuestra infancia, cuando el cerebro está en pleno desarrollo. Además, conocemos y nos sentimos cómodos con los elementos de la historia: todas tienen un principio, un desarrollo y un final con moraleja, unos personajes, un planteamiento…
2. Las historias son secuenciales con un hilo conductor. Esto facilita mucho recordar los detalles, a diferencia de una colección de datos o la típica lista de viñetas. Recordar una lista de viñetas de más de 6 o 7 elementos es muy difícil, pero si se hilan en una historia, se facilita mucho. Todos podemos recitar el alfabeto a gran velocidad, pero … ¿has probado a hacerlo al revés, empezando por la z? es mucho más difícil, lo que la secuencia en la que están inmersos los datos es importante. 
3. Las historias tienen personajes. Se sabe que el cerebro está especialmente preparado para trabajar con información personal, incluso tiene zonas dedicadas exclusivamente a recordar caras. Hablar además de personas conocidas tiene la ventaja de que gran parte de la información que necesita la audiencia (su pasado, como se comportan, qué piensan) ya la tienen. 

 

Gonzalo Álvarez destaca cuatro ventajas concretas que aportan las historias en una presentación:

1. Aumentan la conexión con la audiencia. Humanizan el contenido, ponen rostro a los datos. La audiencia puede estar formada por empresarios, músicos o ingenieros, pero todos son seres humanos y las emociones juegan un papel muy importante en lo que entendemos, recordamos o incluso decidimos. 
2. Ayudan a captar y mantener la atención. Las historias plantean conflictos, interrogantes o el suspense que nos mantiene alerta intentando predecir el desenlace.
3. Fomentan la comprensión y el recuerdo. Los números, datos y hechos abstractos son más difíciles de entender y recordar por el cerebro, es así de simple. 
4. Mueven a la acción. Si nuestro objetivo es persuadir, será mucho más efectivo que la audiencia se sienta afectada, emocionada e involucrada de alguna forma, y una historia lo consigue más fácilmente

 

Pero … ¿cómo podemos incorporar una historia en nuestra presentación? Tenemos tres posibilidades, como se ilustra en la siguiente figura:

 

 

La primera, ciertamente la más difícil, es plantear el conjunto de la presentación como una historia, por ejemplo, con la estructura básica de planteamiento-nudo-desenlace, aunque hay muchas otras posibilidades. Algunos autores han buscado las estructuras básicas sobre las que se tejen innumerables narraciones, novelas o películas de éxito. Estos “modelos de historia” podemos tomarlos para nuestra presentación con cierta facilidad. Así por ejemplo, H.M. Boettinger en su libro “Moving mountains” propone 11 variaciones que engloban a la gran mayoría de historias, y que pueden verse fácilmente a través del prisma del mundo profesional:

1. Narrativa histórica: “Tenemos un pasado del que nos sentimos orgullosos y queremos aplicar nuestros conocimientos acumulados a esta situación”.
2. Crisis: “Tenemos que responder a este peligro que nos acecha”
3. Desilusión: “Hemos tomado la mejor decisión posible con la información disponible, pero hemos fallado, tenemos que probar algo diferente”
4. Oportunidad: “Sabemos algo que antes no sabíamos, y que es una oportunidad si actuamos ahora”
5. Encrucijada: “Lo hemos estado haciendo bien, pero ahora hay otras opciones y tenemos que decidirnos”
6. Reto: “La competencia ha hecho algo increíble, ¿podemos nosotros conseguir lo mismo?”
7. Voz de alarma: “Parecía que todo iba bien, pero tenemos un problema serio y hay que solucionarlo”
8. Aventura: “Sabemos que probar algo nuevo es un riesgo, pero es mejor arriesgarse que seguir como estamos”
9. Obedecer: “Nos han mandado hacer esto, así que tenemos que decidir cómo llevarlo a cabo”
10. Revolución: “Vamos de camino al desastre si no cambiamos radicalmente lo que estamos haciendo”
11. Evolución: “Si no nos adaptamos a los tiempos, moriremos”
12. El gran sueño: “Si pudiéramos ver nuestras posibilidades, podríamos hacerlas realidad”

 

Por otro lado, C. Booker ha encontrado que todas las historias encajan en siete esquemas básicos (explicados en su libro “The seven basic plots”). Son estos:

1. Vencer al monstruo: Un héroe se confronta con un monstruo que parecía invencible. Ejemplo en el mundo profesional: Una amenaza se cierne sobre nuestro negocio.
2. La búsqueda: En algún lugar muy lejano hay un tesoro que consigue nuestro héroe tras un tortuoso viaje. Ejemplo: Nos embarcamos en un nuevo producto o iniciativa; iniciamos un proyecto de innovación. 
3. El viaje y su regreso: El héroe deja su confortable vida para aventurarse en un mundo completamente nuevo. Ejemplo: Compartir una experiencia o formarse en algo nuevo.
4. Comedia: Tras un momento de caos, malentendido, desastre o pesadilla, todo sale finalmente bien. Ejemplo: resolver un problema entre dos departamentos de la empresa.
5. Tragedia: Tomamos una decisión que nos lleva al desastre, terminando con la destrucción del héroe. Ejemplo: Nos vamos a la bancarrota; el proyecto va hacia el desastre.
6. Renacimiento: Nuestro héroe o heroína parece caer hechizado en un estado hibernación, pero vuelve de la oscuridad brillando con luz propia. Ejemplo: recuperación tras la crisis.
7. La exaltación del olvidado: Alguien ordinario e insignificante de repente es el centro de atención, y se descubre que tiene una cualidad excepcional. Ejemplo: éxito repentino de ventas.

 

No hace falta tampoco recurrir a complejas y extravagantes tramas, simplemente poniendo una cara humana a los datos se pude estructurar el desarrollo como una historia efectiva. En 2007, el director del Instituto de Ciencias Fotónicas, Lluis Torner, ofreció una conferencia en la sesión “La ciencia como motor de la economía” en el encuentro RENACER’07. El objetivo era dar a conocer nuevas herramientas tecnológicas, y lo que podría haber sido una árida exposición sobre dispositivos fotónicos, lo enmarcó sin embargo en el día a día de una niña imaginaria de 11 años, Paula, que desde que se levanta hasta que se acuesta, utiliza, a veces sin saberlo, estos dispositivos fotónicos: fibras ópticas para conectarse a Internet, un láser para leer los discos de la Playstation®, iluminación con bombillas LED, paneles solares fotovoltaicos, … Incluso enseña a la audiencia un regalo que viene en las cajas de ColaCao®, una linterna LED que era alta tecnología y costaba miles de euros hace unos pocos años. Este enfoque acerca el ponente a la audiencia, que se siente identificada con lo que cuenta (también usa esos productos), y hace mucho más fácil comprender el mensaje: “La fotónica está en todas partes”.

© Carmen Vila para Renacer’07 (reproducida con permiso) 

 

La segunda posibilidad, empezar la presentación con una historia que involucre a la audiencia y se sientan identificados, es igualmente muy efectiva, y debería intentarse siempre, como se ha explicado en el tema 4.

 

La tercera posibilidad es insertar periódicamente pequeñas historias o anécdotas, ayudando a despertar y mantener el interés. Algunos consejos:

• Pueden centrarse en vivencias personales del ponente, pero siempre deben ser cercanas a la experiencia de la audiencia. No se debe abusar tampoco de las historias personales porque se puede parecer un ególatra.
• Pueden recurrirse a anécdotas de otras personas que hemos conocido, o incluso a situaciones hipotéticas que le podrían ocurrir a la audiencia, no es necesario que hayan ocurrido en realidad.
• No tienen porqué ser graciosas ni humorísticas, y por supuesto, nada de chistes que no estén relacionados con el tema de la presentación.
• Debe ponerse un nombre propio a los personajes, ser concretos.
• No hace falta contar detalles innecesarios que alargan la exposición y oscurecen el propósito de estas historias.
• Utilizando un lenguaje rico, vívido y muy gráfico y exagerando ligeramente los gestos se hace la historia más efectiva.

 

5.3 Acertar con el discurso

Según el Diccionario de la Lengua Española de la R.A.E., Llamamos discurso a “la serie de las palabras y frases empleadas para manifestar lo que se piensa o siente”. En el libro “Saber hablar” del Instituto Cervantes nos dan las claves para un buen discurso:

 

“El buen discurso es el que logra ser eficaz y eficiente desde el punto de vista comunicativo mediante la corrección gramatical, la adecuación a la situación de comunicación, a las características y reacciones de los interlocutores, al tiempo justo; es también aquel que de antemano responde a unas ideas claras, es claro en la expresión de los contenidos y sabe establecer y mantener las relaciones con el otro.”

 

Es importante recalcar que debe estar adaptado a “la situación de comunicación, a las características (…) de los interlocutores, al tiempo justo…”, nuevamente aparece la idea de adaptar la presentación al propósito, las circunstancias y a la audiencia.

 

A la hora de elegir un tipo de discurso para desarrollar la presentación, podemos recurrir a las ideas de Aristóteles, recopiladas en La Retórica. Muchos consejos actuales pueden encontrase ya en esta obra de hace más de 2.300 años. La retórica es el arte de utilizar el lenguaje con un propósito específico, normalmente, persuadir. Para ello, podemos recurrir a tres tipos de argumentos:

1. A la lógica, exponiendo datos, razonamientos, evidencias que la audiencia pueda entender y que por tanto podrá aceptar.
2. A la autoridad, especialmente del que presenta, o recurriendo a estudios o expertos. En este caso no es necesario que la audiencia entienda con la lógica o los razonamientos nuestro argumento, porque alguien con autoridad que reconocemos y aceptamos ya lo ha hecho. 
3. A las emociones, especialmente de la audiencia, suscitando calma, miedo, confianza, agradecimiento, indignación, etc., dependiendo del propósito. Las historias ayudan en este sentido.

El siguiente ejemplo muestra cómo la misma información puede ser transmitida de diferentes formas:

• a) “Actualmente se está generando una gran cantidad de CO2 que pasa a la atmósfera. Los modelos actuales tienen en cuenta la dinámica atmosférica y de los océanos y son capaces de predecir la cantidad de CO2 en la atmósfera en el año 2030. Además, existe un registro histórico de la evolución del CO2 y del nivel del mar, que demuestra que hay una relación directa entre ambos. Pues bien, de acuerdo a estos datos, en el año 2030 el nivel del mar habrá subido 2,4 metros.”
• b) “El prestigioso investigador del Instituto de Hidráulica Ambiental de Cantabria, Iñigo Losada, ha alertado de que el nivel del mar podría subir hasta 2,4 metros para el año 2030.”
• c) “¿Sabíais que cuando tengáis 35 años, no podréis ir a la playa porque el nivel del mar habrá subido tanto que no quedará ninguna en nuestras costas?”

 

En el primer caso, estamos apelando a la lógica, con un razonamiento que la audiencia puede entender y aceptar. Esto puede ser adecuado, por ejemplo, para dirigirse a los alumnos en una clase de Universidad. En el segundo caso apelamos a un experto supuestamente conocido para la audiencia, puede ser interesante este enfoque en una conferencia en la que no queremos extendernos mucho ni hacer que la audiencia se esfuerce, simplemente lo aceptan por el “marchamo” del experto. En el tercer caso, apelamos a las emociones, puede ser la mejor opción, por ejemplo, para convencer a chavales en un instituto de educación secundaria de que pongan su granito de arena para proteger el medio ambiente. 

Una pregunta que nos surge a menudo es ¿debo memorizar mi discurso? ¿es mejor improvisar? Precisamente estas dos opciones son propensas al desastre: improvisar es muy arriesgado, especialmente en una presentación formal en la que nos jugamos algo, como un trabajo expuesto en clase, mientras que si memorizamos el discurso, perdemos toda flexibilidad para adaptarnos a tiempos diferentes, preguntas de la audiencia, etc., pero sobre todo si nos quedamos en blanco será muy evidente. Otra posibilidad es leer el discurso escrito de antemano, aunque esto no es generalmente aceptado salvo en discursos institucionales u homenajes. Además, al leer perdemos el contacto visual con la audiencia, lo que no ayuda precisamente a mantener el interés. Por otro lado, tradicionalmente se ha venido utilizando por conferenciantes profesionales una pequeña hoja de notas con la estructura y los puntos a tratar, si bien tampoco suele ser aceptado especialmente si la presentación es un “examen”, como el trabajo fin de grado. En la figura siguiente se resumen las ventajas y desventajas de estas cuatro posibilidades.

 

¿Cuál es entonces la mejor opción? Nunca improvisar ni memorizar totalmente el discurso, sino ensayarlo suficientemente como se verá en el tema 8, aunque puede ser una buena idea memorizar las primeras frases para superar los momentos iniciales de más nerviosismo. 

 

5.4 ¿Cuánto debe durar la presentación?

La respuesta es muy fácil: hay que dedicar el tiempo necesario al comienzo de la presentación (ver el tema anterior), y también el tiempo necesario para finalizar de forma eficaz (ver tema siguiente), el resto del tiempo disponible se dedicará a su desarrollo, teniendo en cuenta que la duración total debe ser menor que el tiempo disponible para la presentación. Este es un consejo fundamental, muy raras veces alguien se ha quejado de que el orador tarde menos del tiempo que tenía reservado, y con una adecuada planificación debemos ser capaces de transmitir el mensaje y cumplir el propósito en menos del tiempo disponible. Lo contrario (tardar más de la cuenta) es demasiado habitual, e indica falta de preparación y desinterés, además de perjudicar a la audiencia y a otros ponentes posteriores si los hubiera.

 

5.5 Algunas ideas para introducir variedad en el desarrollo

Una presentación puede verse como una vía del tren, un camino del que no podemos salirnos. Pero si lo hacemos, conseguiremos recapturar la atención a lo largo de su desarrollo. Debemos “salirnos del raíl” de vez en cuando.

En el tema anterior ya se han propuesto varias ideas para empezar una presentación de una forma no convencional y así conseguir captar la atención. Estas mismas ideas pueden funcionar para re-capturar a nuestra audiencia a lo largo del desarrollo. Vamos a abundar un poco en alguna de estas ideas:

• Plantear una pregunta. Cuando detectemos que cunde el desinterés, no hay nada como plantear una pregunta. Las primeras pueden ser retóricas: hacemos una breve pausa para que cada uno elabore una respuesta en su cabeza, pero contestamos nosotros mismos. Luego podemos esperar respuesta. En cualquier caso, el simple silencio hará que muchos reconecten. Incluso pueden plantearse preguntas directas y dirigidas a una persona concreta de la audiencia: “… Juan, ¿estás de acuerdo con esto?”, aunque esto debe hacerse con tacto ante la posibilidad de crear un momento embarazoso para esa persona.
• Contar una pequeña historia o anécdota, siempre relacionada con lo que estamos hablando. No tiene que ser necesariamente algo gracioso.
• Recapitular y resumir lo contado hasta el momento.
• Obtener realimentación instantánea de la audiencia, para orientar lo que queda de la presentación. No todos estarán dispuestos a intervenir, así que puede hacerse de forma anónima o colectiva: escribir cada uno en una hoja una posible pregunta ante lo que se acaba de contar, o aquello que no entienden, por ejemplo. Estos papeles se pueden recoger, echar un vistazo general, y comentarlo.
• Abrir un debate con la audiencia sobre algún aspecto controvertido de lo que se está contando. Quizá el mayor problema de esta idea es saber terminar el debate cuando sea necesario.
• Pedirles que hagan algo. El simple movimiento físico o una actividad intelectual diferente de “escuchar” despierta de nuevo el interés. Tim Brown en una conferencia en un gran auditorio, dedicada a la importancia del juego en los adultos y el mundo laboral, colocó un “finger-blaster” debajo de cada asiento e invitó a la audiencia a dispararle. 

 

• Mostrar un objeto. La posibilidad de ver una versión “real” de lo que se está contando ayuda entender conceptos abstractos o difusos y despierta la curiosidad. Es un recurso muy sencillo y muy poco utilizado, a pesar de ser muy efectivo. La única pega es que si el objeto se hace pasar entre la audiencia mientras continua la presentación, será en realidad una distracción. Cuando Steve Jobs presentó en 2008 unos nuevos ordenadores portátiles fabricados en un solo bloque de aluminio, hizo pasar entre la audiencia varias carcasas, pero estuvo un buen rato en silencio para que todos tuviesen la oportunidad de verlas de cerca.

Bill Gates, en una conferencia en 2009 sobre la lucha contra la malaria de la fundación que él preside, saca en un momento dado un tarro de cristal y dice “Este frasco contiene mosquitos infectados con malaria. Voy a soltarlos por la sala, no hay razón por la que sólo la gente pobre pase por esta experiencia”. A juzgar por las risas nerviosas, este momento será recordado por todos los asistentes.

 

 

Otro famoso conferenciante, el profesor Hans Rosling, ilustró una charla sobre el crecimiento económico de la población mundial con cajas de plástico que representaban, cada una, a 1.000 millones de personas, sacando de ellas objetos que representaban lo que una familia en diversas partes de mundo podía adquirir con sus ahorros: un coche, un viaje en avión, o solo unos zapatos. Los objetos tangibles ayudan mucho a comprender los fríos datos.

 

 

Otro ejemplo curioso es el la neuróloga Jill Bolte, que sufrió ella misma un ictus cerebral que la desconectó totalmente el lado izquierdo del cerebro. Para ilustrar la división en dos hemisferios del cerebro en una de sus charlas, enseño a la audiencia un cerebro humano real.

 

 

• Ofrecer ejemplos y analogías. Hablando del cerebro, se sabe que no está preparado para procesar datos abstractos fácilmente, por lo que los ejemplos y la comparación con algo conocido (analogías) ayudarán a entender nuestro mensaje. Si nuestro propósito fuese destacar el pequeño tamaño del núcleo de un átomo, no es lo mismo decir “el átomo de hidrógeno tiene un tamaño de 0,1 nanómetros, mientras que su núcleo sólo mide 1 femtometro” que ilustrarlo con una analogía: “si el átomo tuviese el tamaño de un autobús, su núcleo sería más pequeño que el punto de esta letra i”

 

 

• Buscar metáforas para ilustrar las ideas que quieres transmitir. Como dice Gonzalo Álvarez, una metáfora es una “analogía compacta”, una palabra con el significado de otra, que nos ayuda a convertir algo distante y desconocido en algo familiar y cercano para la audiencia. Un concepto abstracto en términos de lo cotidiano. Usándolas en las presentaciones, será más fácil que la audiencia nos siga. Un ejemplo: Michael Alley plantea sus cursos sobre presentaciones con esta metáfora: “Una presentación es como un viaje…”. Buscar una metáfora no es fácil, pero nuevamente Gonzalo Álvarez nos da una idea: recurrir a una afición que nos guste nos puede inspirar analogías con el tema que estamos tratando.
• Recurre a proverbios y refranes. Son el paradigma de la simplicidad, las ideas complejas se transforman en un lenguaje simple que todos entendemos.
• Utiliza citas. Añaden credibilidad a nuestra presentación, al recurrir a las palabras de alguien célebre. Son muy efectivas para resumir un bloque que acaba de concluir o para empezar el siguiente bloque en el desarrollo de la presentación. Es importante no abusar de ellas y que sean cortas, además por supuesto de estar relacionadas con lo que se está contando.

 

- Dramatizar la información. La mera exposición de los datos carece de la carga emocional que ayuda a recordarlos y entenderlos mejor. Una imagen en la pantalla puede ayudarnos en este sentido, pero también es posible ir un poco más allá y recurrir a objetos o incluso otras personas para dramatizar nuestro argumento. En una conferencia, el famoso cocinero británico Jamie Oliver exponía las consecuencias negativas de añadir azúcar a la leche que toman los niños en el colegio en Estados Unidos. En lugar de contar simplemente los gramos o kilos de azúcar que se acaban ingiriendo al cabo del tiempo, un ayudante aparece con una carretilla enorme llena de azúcar. “Esta la cantidad de azúcar que ingiere un niño de primaria en cinco años”, tirando su contenido al suelo, y obteniendo una ovación del público.

 

 

En otra charla del biólogo John Bohannon, dedicada a explicar fenómenos físicos complejos como el enfriamiento de átomos mediante luz láser, se ayuda de unos bailarines para ilustrarlo.

  

 

5.6 Actividad

Se propone en esta actividad pensar en una presentación hipotética que podamos hacer en el futuro, definiendo un título, cuál es su propósito, cuál puede ser su audiencia, y proponer ideas para mantener el interés durante su desarrollo: una anécdotas, una cita, objetos, preguntas…