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  • General

    Presentaciones Eficaces (2012)

  • Presentaciones Eficaces (2012)

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    Presentaciones Eficaces (2012)

         

    Profesores

    Adolfo Cobo García

    Olga María Conde Portilla

    Departamento de Tecnología Electrónica e Ingeniería de Sistemas y Automática

     

     

     

     

     

     

    Hablar en público (con el apoyo de un PowerPoint) es cada vez es más habitual en el entorno laboral. Esta asignatura recorre varios consejos básicos que abarcan todos los aspectos de una presentación: planificación, diseño visual de las diapositivas, ejecución, realimentación…

    Y, aunque está planteada para conocer de forma rápida los consejos más importantes que nos pueden ayudar a mejorar nuestra próxima presentación, incluye abundante material para profundizar en todos los aspectos que permiten crear una presentación impactante y efectiva.

     

    Palabras Clave de la Asignatura

    Conference, Presentaciones, Public Speaking, Communication, Presentations, Oral Expression, Speaker, Expresión Oral, Hablar en Público, Conferencia, Orador, Comunicación, PowerPoint, Presentación Digital.

    • Programa

        

      Datos identificativos de la Asignatura

      • Asignatura: Presentaciones Eficaces

      • Departamento / Área: Departamento de Tecnología Electrónica e Ingeniería de Sistemas y Automática

      • Título: Asignatura transversal

      • Idioma de impartición: Español

      • Profesores responsables: Adolfo Cobo García / Olga María Conde Portilla

      • Apoyo técnico: Los profesores agradecen a Sergio Martínez su valiosa ayuda para la elaboración de los materiales de la asignatura, y a Pedro Anuarbe Cortés el desarrollo de la aplicación Web de co-evaluación.

      Temario

      • 0. Introducción

      • 1. Propósito y  mensaje 

      • 2. Adaptarse a la audiencia y las circunstancias

      • 3. Planificación

      • 4. El comienzo

      • 5. Desarrollo

      • 6. El final

      • 7. Diseño visual

      • 8. Nuestros recursos: voz, cuerpo y mirada

      • 9. Prepararse

      • 10. ¿Cómo lo hice?

       

      Mapa visual de la asignatura

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    • Bibliografía

       

      Básica

      1  Libro “El arte de presentar”, Gonzalo Álvarez, Gestión 2000, 2012
      Si hubiese que comprar un único libro sobre presentaciones, es éste. Un libro magnífico que cubre todos los aspectos de un presentación, está lleno de consejos bien fundamentados y ejemplos, recogiendo y resumiendo eficazmente las enseñanzas de una multitud de autores y expertos en el mundo de las presentaciones. El autor mantiene un blog muy dinámico y completo: www.elartedepresentar.com

       

      the-top-35  Recientemente este mismo autor ha recopilado una interesante lista bibliográfica de los 35 mejores libros sobre presentaciones, comentados y puntuados por los propios expertos.

       

       

      Adicional

      2  Libro “Hablar para conVencer”, Javier Reyero, Pearson Educación, 2006. (Biblioteca de la UC: DEC M 65M4b REY,J)
      Este libro trata la comunicación oral en todos sus aspectos, y usa un lenguaje muy claro y directo. En su capítulo 1, habla de los efectos del miedo y cómo evitarlos, la importancia del ensayo y algunas técnicas de relajación. El capítulo 4 se centra de forma clara en el lenguaje no verbal y cómo modificarlo y, finalmente, el 5 ofrece una guía práctica con problemas típicos y cómo solventarlos.

         

      3  Libro “Advanced Presentations by Design”, Andrew Abela, Pfeiffer, 2008 (IND 37 155)
      Describe un método completo tipo “receta” para planificar y diseñar una presentación efectiva.
      Web: www.extremepresentations.com

         

      4  Libro “Presentación Zen”, Garr Reynolds, Pearson Educación, 2009. (IND B 37 7)
      Este libro habla principalmente del diseño visual de las presentaciones, pero en los capítulo 3 (Planning Analog) y 4 (Crafting the Story) incide en la necesidad de planificar y de convertir la presentación en una historia. En los capítulos 8 y 9 aborda el momento de la presentación y ofrece consejos para superar el miedo y “estar presente”
      Web del autor: http://www.presentationzen.com

         

      5  Libro “Beyond Bullet Points: Using Microsoft® Office PowerPoint® 2007 to Create Presentations that Inform, Motivate, and Inspire”, Cliff Atkinson, Microsoft Press, 2007. (IND M 37 37)
      No trata del manejo del programa Powerpoint®, sino que propone una forma de hacer presentaciones muy efectivas, sobre todo para el mundo empresarial cuando el objetivo es persuadir. Propone una técnica basada en una plantilla y usar el storyboarding para planificar la presentación.
      Web:  http://www.beyondbulletpoints.com

       

      6  Libro “The craft of scientific presentations”, Michael Alley, Springer, 2003. (IND B 001.4 13).
      Proporciona numerosos consejos para todos los ámbitos de una presentación técnica: apoyo visual, discurso, estructura (capítulo 3)… y destaca los errores que no se deben cometer.
      Web del autor: http://www.writing.eng.vt.edu 

        

      7 Libro “Peak Performance Presentations”, Richard Olivier y Nicholas Janni, Spiro Press, 2004. (IND M 658 OLI,R)
      Debido a su inspiración en el mundo del arte dramático, este libro trata muy bien el control y mejora de la voz en su capítulo 2 proponiendo ejercicios físicos y técnicas para mejorarla. El capítulo 1 se centra en la importancia de “estar presente” para tener éxito y en la Introducción se describe la buscada sensación de “entrar en flujo” con la audiencia. Finalmente, en el capítulo 11 da pautas claras sobre cómo prepararse “externa” e “internamente” para el día de la presentación.

        

      8  Blog “Presentation Zen”, de Garr Reynolds, el blog está dedicado a las presentaciones y muy activo. Esta entrada destaca errores típicos a evitar cuando usemos imágenes.

         

      9  Blog “Six Minutes” de Jon Thomas, entrada “Stop, Prepare, THEN Powerpoint”
      http://sixminutes.dlugan.com/stop-prepare-then-powerpoint/
      El blog Six Minutes está dedicado a las presentaciones. En esta entrada incide en la importancia de planificar ANTES de abrir el Powerpoint.

         

      10  Libro “Presentation Zen Design”, Garr Reynolds, New Riders, 2010 (IND M 37 153)
      Se centra en el diseño visual de la presentación, y aborda el uso del texto, del color, los principios de diseño, o el uso de los gráficos técnicos. Incluye numerosos ejemplos que pueden servir de inspiración.

        

      11  Libro “Slide:ology”, Nancy Duarte, O’rreily, 2008.
      Es un magnífico libro que aborda muchos aspectos de las presentaciones, pero sobre todo el de la composición visual, en la línea del libro de Garr Reynolds. Incluye numerosos ejemplos que abordan temas tan variados como el uso del color, la tipografía, la estructura, etc.
      El documental “Una verdad incómoda” de Al Gore está basado casi totalmente en una presentación diseñada por la autora de este libro, y ganó el Oscar al mejor documental en 2006.
      Blog de la autora: http://blog.duarte.com/

       

      12  Libro “The non-designer’s presentation book”, Robin Williams, Peachpit Press, 2010. (IND M 37 152)
      Muy bueno para el diseño visual de las transparencias. Presenta los principios de diseño básicos y los aplica a  presentaciones, con numerosos ejemplos. El capítulo 14 “Ignore the rules” analiza los típicos consejos, que a veces no tienen sentido.

        

      13  Libro “Now you see it”, Stephen Few, Analytics Press, 2009. (IND M A24 14)
      Los gráficos técnicos son imprescindibles en muchas presentaciones, pero no siempre se diseñan de la forma correcta. Además, son una importante herramienta de análisis cuantitativo que no se suele aprovechar. Este libro analiza el uso de gráficos técnicos en multitud de aplicaciones y campos, y proporciona una guía para su correcto diseño.

         

      14  Libro ”Confessions of a public speaker”, Scott Berkun, O’Reilly Media, 2009. (IND M 1 37)
      Cuenta la historia personal de un conferenciante profesional, está lleno de anécdotas, con ejemplos de buenas y malas presentaciones, desastres, y consejos prácticos.
      En la pág. 145 habla de herramientas que ayudan a mejorar la presentación.

         

      15  Libro “The presentation secrets of Steve Jobs”, Carmine Gallo, McGraw Hill, 2010
      El libro se desarrolla en torno a 18 consejos sobre presentaciones y un análisis de cómo Steve Jobs los lleva a cabo (siempre bien, claro). Muchos de ellos son repetitivos respecto a los libros de Alley, Reynolds o Duarte, pero es interesante por ser un ejemplo concreto y efectivo de implementación.

         

      16  Libro “Universal Principles of Design”, W. Lidwell, K. Holden, J. Butler, Rockport Publishers, 2010.
      Analiza 125 principios de un buen diseño, muchos con aplicación en presentaciones, como el uso del color (p. 48) o la relación señal a ruido (p. 224).

       

      17  Libro “La isla de los 5 faros”, Ferran Ramon-Cortés, Una fábula sobre los cinco elementos claves de la comunicación.

         

      18  Libro “Saber Hablar”, Antonio Briz (coordinador), Instituto Cervantes, 2008
      Libro sobre la expresión oral en Español. Incluye pautas (recordando reglas y destacando errores comunes) sobre el discurso y la expresión de las ideas, la claridad de las expresiones, modelos de presentaciones, el “delivery”… Los últimos capítulos analizan diversos “géneros discursivos”: una presentación científica, la defensa de un proyecto, los debates, entrevistas de trabajo, inauguraciones, agradecimientos…

       

      Dónde encontrar presentaciones de ejemplo

       
      19  Web SlideShare
      http://www.slideshare.net
      Permite visualizar presentaciones de Powerpoint subidas por los usuarios. Se pueden buscar presentaciones de temas concretos por palabras clave, así como las más valoradas para ver ejemplos de presentaciones bien hechas.
      Hay un concurso todos los años a la mejor y a la peor presentación.

       

        

      20  Web TED
      http://www.ted.com
      TED es una organización que celebra conferencias anuales en las que invitan a ponentes con ideas interesantes, y disponen de 18 minutos como mucho para exponerlas. Las conferencias se graban y están disponibles en la web (pueden descargarse e incluyen subtítulos en español).

       

      Dónde encontrar imágenes de calidad

       

      GRATUITOS

      En Internet existen muchos sitios donde podemos obtener imágenes de forma gratuita. Sin embargo, esto no significa que podamos utilizarlas libremente; siempre hay que tener en cuenta que pueden estar sujetas a derechos de autor. Es especialmente recomendable utilizar aquellas que están en Dominio Público o que cuentan con licencia Creative Commons. Puede saberse más sobre estas licencias haciendo clic en el enlace anterior.

      • http://images.google.com es el buscador de imágenes de Google. Conviene usar las opciones de la izquierda para restringir la búsqueda a imágenes medianas o, mejor, grandes, porque las demás no tendrán calidad suficiente.
      • http://commons.wikimedia.org/wiki/Portada. Es la página que aloja las imágenes de la Wikipedia. Todas las imágenes están en Dominio Público o con licencias Copyleft
      • http://www.flickr.com tiene millones de fotografías subidas por los usuarios, algunas de gran calidad. También hay videos.
      • http://morguefile.com contiene imágenes gratuitas. Las búsquedas se pueden realizar por palabras (keywords), categorías de temas, tamaño de la imagen, y por color predominante.
      • http://www.imageafter.com 
      • http://www.sxc.hu (hay que registrarse gratuitamente para descargar las imágenes)
      • http://www.everystockphoto.com es un buscador similar a Google pero sólo para imágenes (busca en Flickr, morguefile…)

       

      DE PAGO

      • http://www.istockphoto.com es el repositorio de imágenes profesionales más completo, con precios a partir de 1$ por imagen. Las búsquedas se hacen por palabras, pero se pueden restringir (en búsqueda avanzada) por categoría (temas), por el color predominante (elegimos un color y sólo nos devuelve imágenes en las que predomina ese color), y también por la distribución de las personas y objetivos en la imagen (elegimos una zona que deba estar libre y sólo nos devuelve imágenes en las que las personas u objetos estén fuera de esa zona). Esta última opción (que la llaman CopySpace®) es muy útil cuando la imagen va a ocupar toda la pantalla y queremos poner texto “encima”. Se pueden descargar gratuitamente todas las imágenes pero son de baja resolución y con una marca al agua, pero para pruebas está muy bien. También ofrece vídeos y animaciones.
      • http://www.fotolia.com es otro repositorio de imágenes profesionales de bajo coste (a partir de 1$)
      • http://www.dreamstime.com  es otro repositorio de imágenes profesionales de bajo coste (a partir de 1$)
      • http://quest.eb.com es la base de datos de imágenes de la enciclopedia británica (más de un millón) y están libres de royalties para uso académico. Se accede con subscripción.
       

      Algunos expertos para seguir en Twitter

      • Gonzalo Álvarez              @ArtePresentar
      • Roger Pratt                     @presentablees
      • Carlos Caño Valls            @presentastico              
      • Garr Reynolds                 @presentationzen
      • Nancy Duarte                  @nancyduarte
       

       

    • Materiales de Clase

       

      0. Introducción

      Esta asignatura recorre todos los aspectos de una presentación: desde la planificación teniendo en cuenta el propósito y la audiencia, pasando por el diseño visual de las diapositivas de Powerpoint, hasta cómo prepararse, la presentación en sí, y cómo obtener realimentación de cómo lo hemos hecho.

      La página principal del material de clase contiene aquellos consejos más básicos e importantes que pueden mejorar mucho una presentación con un pequeño esfuerzo, explicado con un pequeño párrafo y un video corto de los profesores. Este nivel del material de clase está planteado para responder a la pregunta: ¿cuáles son los 10 consejos más básicos e importantes que debo seguir si tengo que preparar una presentación para mañana?

      Al final de cada tema, se puede acceder a material que desarrolla más en profundidad cada aspecto, incluyendo algunos ejercicios y prácticas propuestos.

      Finalmente, se ofrecen referencias a libros, páginas web, vídeos y blogs… para profundizar aún más en este arte tan difícil de informar/educar/emocionar/persuadir/motivar/inspirar a los demás.

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, vamos a valorar cómo se hacen en general las presentaciones, en qué aspectos debemos fijarnos para valorarlas, y veremos ejemplos de buenas y malas presentaciones, ¡incluso alguna que ha costado vidas humanas!

      mano Material para profundizar

       

      1. Propósito y mensaje

      Si hay algo realmente importante a la hora de plantear una presentación es tener claro cuál es su propósito y cual es el mensaje (o mensajes) que queremos transmitir a la audiencia. Sólo si tenemos claro estos aspectos podemos diseñarla de la forma más efectiva posible. Podemos preguntarnos: ¿qué es una presentación realmente efectiva?, pues aquella que cumple su propósito, y que transmite a la audiencia un mensaje claro, que comprende y recuerda. Pensemos en las presentaciones que hacía Steve Jobs de Apple. Su estilo puede gustarnos más o menos, pero nadie puede negar que eran efectivas: su mensaje era “El nuevo iPad/iPod/IPhone/MacBook… es el mejor dispositivo del mundo y no puedes vivir sin él”, y su propósito, que salgamos todos corriendo a la tienda de Apple más cercana a comprarlo. ¿Lo conseguía?

      El primer consejo es tener claro el propósito de la presentación y que mensaje queremos transmitir. Esto nos obliga a centrarnos en lo esencial, y a planificarla, diseñarla y desarrollarla en consecuencia.

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos diferentes propósitos de una presentación y cómo debe enfocarse en cada caso.

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      2. Adaptarse a la audiencia y las circunstancias

      A la hora de plantear una presentación debe tenerse en cuenta quién es nuestra audiencia y cómo son las circunstancias de la presentación. Esto nos permitirá hacerla de la forma más efectiva posible. Es tan simple como hacerse algunas preguntas, contestarlas, y tenerlo en mente cuando tomemos decisiones de cómo hacer las cosas. Una pregunta fundamental sobre la audiencia es ¿Quiénes son? Es obvio que no es lo mismo dirigirse a niños pequeños, que a estudiantes, que a trabajadores experimentados, a expertos en el tema, al jefe, a los subordinados… Otras preguntas pueden ser ¿Cuántos son? ¿Qué es lo que saben? ¿Por qué están allí? … Una vez tengamos las respuestas, ¿qué se puede y debe adaptar? Todo, desde la duración y la estructura de la exposición, pasando por el lenguaje utilizado, hasta el diseño y el tipo de información a incluir en el Powerpoint.

      Lo mismo puede decirse de las circunstancias: no es lo mismo hablar a primera hora de la mañana que a la última de la tarde, o después de comer. El tamaño de la sala, la colocación de los elementos, la luz ambiental… todo debe considerarse. ¡Cuántas veces hemos visto presentaciones en las que los asistentes de las últimas filas no podían escuchar al ponente porque hablaba demasiado bajo ni leer las diapositivas simplemente porque el texto era demasiado pequeño! ¿Qué tipo de impresión se pueden llevar de esa presentación?

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos qué preguntas pueden plantearse sobre la audiencia y las circunstancias, y qué podemos modificar en función de las respuestas para hacer la presentación más efectiva.

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      3. Planificación

      Un error muy común al plantear una presentación es empezar abriendo el software de presentaciones (Powerpoint, Keynote…), buscar una plantilla que nos guste y ponerse a rellenar diapositivas. Es un error porque no tenemos una visión global de lo que vamos a hacer, no hemos pensado sobre el propósito o la audiencia, y las plantillas de Powerpoint nos van condicionar en gran manera cómo vamos a estructurar nuestro discurso y el aspecto visual de nuestra presentación. Seguro que nos salen diapositivas con un título arriba y una lista de viñetas, pero … ¿es el mejor apoyo visual para nuestro mensaje? ¿Es el único posible? 
      Es necesario por lo tanto planificar nuestra presentación. Planificar significa simplemente preguntarse cuál es su propósito, cuál es nuestro mensaje principal, cómo serán la audiencia y las circunstancias, y con todo ello en mente, pensar cómo lo vamos  hacer, cuál será la estructura, el discurso, el lenguaje, el diseño del Powerpoint, cuánto tiempo durará, etc. Y curiosamente, la mayoría de expertos en presentaciones coinciden en un consejo fundamental: planificar en analógico,  es decir, alejarse del ordenador, coger una hoja en blanco, y plasmar allí nuestras preguntas, ideas y decisiones sobre la presentación.

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      En el siguiente enlace para profundizar, veremos varias ideas para planificar una presentación, incluyendo “recetas” fáciles de seguir como las de Cliff Atkinson o Andrew Abela.

       
       

      4. El comienzo

      El comienzo de una presentación es muy importante, porque es la oportunidad para “enganchar” a la audiencia y conseguir su atención el resto del tiempo. Un comienzo inadecuado puede hacer que muchos desconecten, con lo que todo el esfuerzo posterior es totalmente inútil. La mejor forma de conseguir la atención de la audiencia es involucrándoles en la presentación, que se sientan parte de ella, que sea importante para ellos. En una presentación formal (como la presentación del Trabajo Fin de Grado) podemos simplemente empezar diciendo nuestro nombre y de qué vamos a hablar (el tema y la estructura de la presentación), pero entonces es fundamental destacar la importancia para ellos de lo que voy a contar. No de qué se va a hablar, sino de lo importante que es para ellos. Incluso de los temas más técnicos y especializados se puede extraer, por ejemplo, una aplicación práctica que todos podemos entender o alguna relación con la vida cotidiana de la audiencia. También es buena idea en estas charlas formales sustituir la típica diapositiva con el guion o índice en forma de lista de viñetas (que nadie recordará) por algo más visual, un “mapa” con imágenes de los diferentes puntos a tratar. 
      Si optamos por un comienzo más inusual o la presentación es más informal, podemos recurrir a algo más personal, como hablar de nosotros mismos con respecto a la que vamos a contar, o contar un dato o una estadística curiosa, una historia, una anécdota, etc. Se ha hablado mucho de sí es efectivo empezar con algo gracioso, y la respuesta es que sí, pero es muy arriesgado, sobre todo si la audiencia no nos conoce,  y en todo caso debe ser humor relacionado con el tema de la presentación, nunca un chiste cualquiera.

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, se proponen diferentes formas de comenzar una presentación, algunas arriesgadas pero a la vez muy efectivas.

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      5. Desarrollo

      Se ha calculado que la capacidad máxima de atención focalizada de un adulto es de 15 a 30 segundos, por lo que mantener la atención de la audiencia es una tarea difícil. El desarrollo de la presentación debe intentar que nadie desconecte
      Un primer consejo puede ser introducir variedad en nuestra presentación, en varios aspectos: variedad en la voz (más alto, más bajo, más deprisa, más despacio), variedad en lo que contamos (una estructura con partes diferenciadas), variedad en el lenguaje (más generalista, más técnico), variedad de recursos (hablar, preguntar, sacar un objeto, hacer una encuesta, contar una anécdota, mostrar un ejemplo…), etc.
      Un buen desarrollo necesita de una estructura adecuada. La estructura clásica (Introducción, desarrollo, conclusiones) funciona perfectamente, sobre todo para charlas técnicas, y consiste simplemente en decir lo que se va a contar, contarlo, y finalizar diciendo lo que se ha contado. Es importante siempre hacer explícitas las transiciones, o sea, decir explícitamente dónde estamos: “… tras esta introducción, pasaré a una primera parte en la que se verán diferentes tipos de …” o “… pasando ya a las conclusiones …”. Si la presentación está bien planificada, se habrá hecho previamente una elección: alcance o profundidad. Si se elige alcance, se hablará durante el desarrollo de muchas cosas, aunque superficialmente, sin detalles. Si se elige profundidad, se hablará durante el desarrollo de una sola o muy pocas cosas, pero con mucho detalle. Un error fatal es intentar hablar de muchas cosas y a la vez con mucho detalle, solo conseguiremos pasarnos del tiempo disponible y crear confusión.
      Una alternativa a la estructura clásica es la historia. Enmarcar toda una presentación completa como una historia no es fácil, pero puede ser muy efectivo para presentaciones en las que el propósito sea convencer o inspirar, ya que está ampliamente demostrado que las historias mueven más a la acción que los datos puros. El modelo básico de historia empieza por el planteamiento (se explica la situación, los personajes que intervienen), luego ocurre un problema que debe solucionarse, un conflicto, una tensión (el nudo), y finalmente llegamos al desenlace que resuelve el conflicto, para bien o para mal. Algo más fácil es introducir pequeñas historias a lo largo de la presentación. Es una forma de introducir variedad en la misma, otras posibilidades son las expuestas en el tema anterior sobre el comienzo: anécdotas, ejemplos, analogías, interactuar con la audiencia, preguntas retóricas, pausas…

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, podemos ver ejemplos de cómo estructurar una presentación como una historia, otros tipos de estructura, y como mantener continuamente el interés de la audiencia.

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      6. El final

      El final de una presentación es un momento clave que debemos aprovechar para recordar nuestro mensaje, resumir lo más importante y recordar cuál era nuestro propósito, para asegurarnos de que se ha cumplido. Son unos momentos, como los iniciales, que se recuerdan más fácilmente que el “núcleo” de la presentación, así que no se pueden desaprovechar. Tenemos que preguntarnos: Si la audiencia sólo pudiera recordar una cosa, ¿qué sería? Esa idea principal es la que hay reforzar.

      En cualquier caso, un error muy común es dejar de hablar de repente, sin más, y no queda claro si hemos acabado o no, creando un momento embarazoso para la audiencia: ¿hay que aplaudir ya? Una frase final como “gracias por vuestra atención” o simplemente “gracias” soluciona el problema, aunque no es la única posibilidad.

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, veremos cómo se puede posible arrancar esos aplausos sin necesidad de solicitarlos con el típico “gracias por escucharme”.

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      7. Diseño visual

      Hoy en día es muy habitual acompañar casi cualquier tipo de presentación con un “Powerpoint”, pero … ¿es obligatorio hacerlo? ¿cuál debe ser su función? Las diapositivas en la pantalla, si se utilizan, deben ser un apoyo visual a lo que estamos contando, deben reforzar el mensaje, ayudar a comprenderlo y a cumplir el propósito de la presentación. El enfoque visual (usando fundamentalmente imágenes y gráficos) ayuda mucho en este sentido, a diferencia del uso excesivo de texto, que es redundante con nuestro discurso y en lugar de complementarlo y ayudarlo, interfiere con él.

      Pero más importante es incidir en lo que no debe ser el Powerpoint: no debe ser unos apuntes para recordar lo que nos toca decir, como si fuera una “chuleta” (“machete”, “torpedo”, “acordeón”, “cheat sheet”…)  pero que todos pueden ver. Alguien ha dicho que se arreglarían muchos problemas de las presentaciones simplemente diseñando el Powepoint pensando en la audiencia y no en el que presenta. 

      ¿Cómo se traduce esta idea general en el diseño concreto de las diapositivas? Pues simplemente primando el uso de imágenes y gráficos, en diapositivas sencillas y limpias que ilustren claramente nuestro mensaje en ese momento. Intentando no insertar la mayor cantidad posible de información, como si cada diapositiva tuviese un coste desorbitado y hubiera que llenarlas hasta la última esquina … ¡en realidad son gratis! Deben usarse imágenes de calidad: imágenes distorsionadas al estirarlas, pixeladas, o el uso de cliparts dan una imagen de poca profesionalidad.

      Se ha opinado mucho sobre el texto en las diapositivas (dónde situarlo, cuál es la mejor tipografía…) pero el consejo fundamental es tan sencillo como poco practicado: ¡que se pueda leer! Esto incluye que tenga un tamaño suficiente para que se lea desde la última fila, y que su color contraste con el fondo.

      Otro consejo interesante se refiere a la disposición de los elementos en la pantalla, el layout. El consejo es huir de la disposición típica de un título más una lista de puntos con viñetas que nadie recordará. Hay muchas otras disposiciones que ilustran mucho mejor nuestro mensaje. Por ejemplo, si estamos comparando dos alternativas, se pueden poner las características de ambas enfrentadas, a izquierda y derecha. Si estamos enumerando datos, podemos poner cada uno en una diapositiva independiente junto con una imagen que lo ilustre y ayude a recordarlo (¡que las diapositivas son gratis!). El título es importante y merece un comentario aparte: puede ser buena idea que el título resuma nuestro mensaje o la conclusión en ese momento, en lugar de decir simplemente dónde estamos. Ejemplos: poner como título “El 55% de los españoles sufren sobrepeso” en lugar de “Estadísticas de sobrepeso en España”, o poner “los resultados obtenidos confirman la hipótesis de partida” en lugar de “Resultados”.

      Un último consejo básico se refiere al uso de gráficos técnicos. Son mucho más difíciles de “digerir” por la audiencia de lo que pensamos. Después de todo, los hemos hecho nosotros, y sabemos de memoria lo que representan, cuales son los ejes y sus unidades, qué conclusión se puede deducir de ellos, … Pero para la audiencia no es tan fácil, deben ser lo más simples posibles y tenemos que dedicar un tiempo suficiente a explicarlos, y sobre todo, no dejar la conclusión o el mensaje del gráfico a la imaginación de la audiencia.

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      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, vamos a aprovecharnos de lo que saben los diseñadores gráficos y creativos del mundo de la publicidad para diseñar mejores diapositivas, dónde encontrar imágenes de calidad, o cómo hacer que un gráfico sea mucho más eficaz.

       
       

      8. Nuestros recursos: voz, cuerpo, mirada

      Se debe recordar que la capacidad de comunicación de un mensaje no reside tan sólo en “lo que se dice”, sino en cómo empleamos “la voz” (entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, resonancia) para transmitirlo y en el “cómo se dice” influenciado por nuestro nivel de comunicación no verbal (gestos, posturas, miradas, movimiento de ojos, respiración). De hecho, la relación entre estos tres aspectos de la comunicación fue investigada por el profesor de Psicología de la UCLA Albert Mehrabian en sus trabajos de los años 70 y 80 que atribuyó los siguientes porcentajes de impacto en la comunicación: un 7% está asociado al mensaje, un 38% es debido a cómo es la voz y el 55% restante depende de nuestro lenguaje no verbal. Conociendo estos factores, deberíamos ser capaces e interesarnos por entrenar y reconocer la importancia del resto de elementos que influyen en la transmisión de nuestro mensaje. Sería interesante variar “la voz” intentando modificar algunos de sus parámetros: empleando pausas para enfatizar y hacer reflexionar; modulando el tono (graves, agudos) para evitar caer en la monotonía, variando el volumen (alto y bajo) para captar la atención en ciertos momentos y controlando el ritmo de palabras por minuto donde se considera que una buena medida serían 120 palabras/minuto. Se puede mejorar la condición vocal mediante la realización de ejercicios específicos. Los aspectos no verbales pueden ser más difíciles de cambiar ya que muchos son instintivos, pero aun así se pueden entrenar. Sería recomendable dar la charla de pie antes que sentado, mantener el contacto visual con la audiencia buscando su seguimiento a nuestro mensaje, mover adecuadamente los brazos y nosotros mismos por la tarima, evitar muletillas verbales y sustituirlas por pausas, reducir el número de tics corporales, etc.

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      En el siguiente enlace se puede encontrar información adicional para ahondar en cómo mejorar el 93% de nuestra capacidad de comunicación no relacionada con el mensaje a transmitir.

      mano Material para profundizar 

      9. Prepararse

      La perspectiva de hablar en público genera miedo y ansiedad, de hecho es uno de los momentos más temidos en la vida de las personas. Pero pueden ofrecerse muchos consejos para reducirlo: identificar nuestros miedos, conocer técnicas de relajación, anticipar los acontecimientos, etc. El ensayo “intensivo”, y en condiciones reales, es la mejor medicina para controlar los nervios, la postura, el tiempo y, en definitiva, favorecer la entrega eficiente y eficaz de la presentación. Como resumen intentad buscar siempre el estar “en flujo” con la audiencia, una especie de conexión total y consciente con la misma que aporta gratas sensaciones y una sensación de total control de la presentación.

      vdeo video-intro-9 

      A continuación podréis encontrar material extra que justifica el miedo irracional a hablar en público, el origen de nuestros miedos y nervios, la importancia de hacer ensayos reales, la tranquilidad que aporta el tenerlo todo preparado y algunas pautas de última hora para acceder con total confianza a exponer nuestra presentación.

      mano Material para profundizar

        

      10. ¿Qué tal lo hice?

      Nuestro último consejo es intentar mejorar pidiendo realimentación después de hacer una presentación. Es la única forma de mejorar para la próxima vez. ¿Cómo lo hacemos? Preguntando a la audiencia, por ejemplo, a alguien con el que tengamos confianza, o bien repartiendo unos papelitos al final y pidiendo opinión. Es buena idea hacer preguntas concretas: ¿te ha enganchado el comienzo? ¿se me nota alguna muletilla o tic nervioso? ¿estaba claro el mensaje? …
      Si estas estudiando, es el momento de practicar haciendo presentaciones en las que te juegas poco, o de lo contrario tendrás la primera presentación importante de tu vida ya trabajando, y se afrontará con nervios e inseguridad. ¡Aprovecha todas las oportunidades!

      vdeo video-intro-10
      En el siguiente enlace, con más material para profundizar, proponemos algunas técnicas concretas para obtener información de cómo lo hemos hecho, por ejemplo, con una rúbrica de evaluación.

         
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    • Otros Recursos

       

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    • Pruebas de Evaluación

      El curso OpenCourseWare “Presentaciones Eficaces” incluye actividades de auto-evaluación, que permiten llevar a la práctica los consejos ofrecidos en los diferentes aspectos de una presentación. Muchas de ellas no necesitan ningún tipo de evaluación, ya que la mera realización de la actividad y la reflexión sobre lo que se ha hecho permiten interiorizar los consejos para utilizarlos en nuestras futuras presentaciones. Un ejemplo pueden ser:

      • 2.4 Preguntas sobre la audiencia
      • 3.3 Rellenar la matriz pensar-hacer
      • 4.5 Pensar un comienzo diferente para una presentación
      • 7.6 buscar una imagen de calidad para ilustrar una idea abstracta
      • 8.2 Caza tus muletillas
      • 9.6 Ejercicio de respiración

       
    • Sobre el Profesor

       

      adolfo 

      Adolfo Cobo García

       
      Dpto. de Tecnología Electrónica, Ingeniería de Sistemas y Automática
       
      UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
       
      olga 

      Olga María Conde Portilla

       
      Dpto. de Tecnología Electrónica, Ingeniería de Sistemas y Automática
       
      UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
       

       

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